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Optimales Lagermanagement durch intelligente Software-Lösungen

Der Konkurrenzdruck auf nationalen sowie internationalen Märkten wird scheinbar immer stärker und verlangt Unternehmen aller Branchen hohe Flexibilität und Produktivität ab. Damit sich auch deren Rentabilität positiv entwickeln kann, ist der Fokus von Firmenverantwortlichen nicht zuletzt auch auf ihre Lagerwirtschaft gerichtet.

Der Lagerverwaltung wird von Seiten der Firmenverantwortlichen heute große Aufmerksamkeit gewidmet, ist sie doch ein wesentlicher Kostenfaktor, der minimiert bzw. angepasst werden muss, um Umsätze und somit Gewinne zu steigern. Raumkosten, Personalkosten sowie Risikokosten wie Versicherungen, Verderb, Ablauf von Waren, Schwund und Preisschwankungen beeinflussen die Lagerkosten negativ.

Die Ungeduld der Kunden

Eine große Herausforderung ist es zudem, Fehlbestände zu vermeiden. Dabei gestaltet es sich nicht leicht, einen möglichst optimalen Ausgleich zwischen minimalen Lagerkosten und maximaler Lieferbereitschaft zu kreieren. Untersuchungen des Kaufverhaltens von Kunden ergaben weltweit, dass sie nur wenig Geduld aufbringen, wenn Waren nicht im Regal stehen. Jeder Dritte kauft dann angeblich die Ware bei einem anderen Anbieter.

Deshalb ist es unumstößliches Ziel eines modernen Unternehmens, ein optimales Lagermanagement zu verfolgen. Das geschieht nicht nur aus Kostengründen, sondern auch, um den internen Betriebsablauf reibungslos zu organisieren. Nur dann können die Mitarbeiter zügig die für die Produktion benötigten Materialien oder Produkte abrufen und die für den Export bestimmten Waren bereitstellen.

So wird firmenintern Chaos vermieden. Der Geschäftsablauf funktioniert reibungslos. Zudem liefert ein optimales Lagermanagement-System ein Belegwesen, das der Geschäftsführung zu sinnvollen Entscheidungen verhilft – und das in Echtzeit.

Fazit: eine optimale und somit moderne Lagerwirtschaft strebt als Kosten-Zentrum im betrieblichen Leistungsprozess folgende Ziele an:

  • Absichern von Rendite und Liquidität
  • Erhöhen des Lagerumschlags und Senkung der Lagerbestände
  • Niedrige Kapitalbindungskosten
  • Bereitstellen von Materialien mit Blick auf Qualität, günstigsten Preis, angemessener Quantität, den richtigen Zeitpunkt, den erforderlichen Ort und minimalen Kosteneinsatz

Unternehmensentscheider müssen bei der Lagerverwaltung stets Liquiditätssicherung und Materialbereitstellung im Gleichgewicht halten. Kein einfacher Anspruch. Ihn zu realisieren, hilft eine effektive, der Branche angepasste Software zum Lagermanagement. Diese liefert Disponenten eine genaue Bestandsführung der Materialien im Zentrallager einer Firma bzw. ihrer dezentralen Ableger an diversen Standorten. So kann stets die richtige Materialmenge am jeweiligen Produktionsstandort bereitgestellt werden.

Künstliche Intelligenz spart Kosten

Eine aktuelle Bedarfsermittlung lässt immer eine Prognose für den künftigen Lagerbestand zu und ist wesentlich für das Lagermanagement. Ein System zur Lagerverwaltung ermöglicht, die Menge des zu lagernden Materials zu bestimmen und bildet damit auch die damit verbundenen Kosten ab. Auf diese Weise hilft eine intelligente Software den Verantwortlichen zu unterscheiden zwischen:

  • Programmorientierte Bedarfsermittlung – sie richtet sich nach dem Produktionsprogramm, Fertigungsstufen und den dafür benötigten Materialien
  • Verbrauchsorientierte Bedarfsermittlung – sie resultiert aus dem tatsächlichen Verbrauch aus der Vergangenheit oder den prognostizierten Verbrauchsdaten für die Zukunft

Disponenten können beispielsweise den „eiserner Bestand“ und Meldebestand für jeden Artikel individuell im Programm erfassen und speichern. Sie hinterlegen Konditionen, wie z. B. Mindestabnahmemengen und Lieferfristen, im System und können so präzise arbeiten.

Ist der Meldebestand eines Produkts erreicht, gibt das Software-Programm Signal beim zuständigen Disponenten. So kann er entscheiden, ob er eine Bestellung mit vorher festgelegter Stückzahl auf den Weg bringen will.

Selbstverständlich lässt eine solche Software jederzeit eine Mengenanpassung durch den Verantwortlichen zu, weil dieser z. B. wegen bevorstehender Feiertage einen Mehrverbrauch erwartet oder weil wegen Saison-Ende weniger Lebkuchen konsumiert werden.

Eine Software zur Lagerverwaltung ist auch für die jährlich erforderliche Inventur hilfreich. Man unterscheidet Stichtagsinventur und permanente Inventur. Bei ersterer findet die Bestandsaufnahme an einem Tag statt, z. B. am Bilanzstichtag. Bei der permanenten Inventur erfolgt die Bestandsermittlung über das gesamte Geschäftsjahr hinweg durch Abgangs- und Zugangsrechnungen.

Optimale Lagerverwaltung durch geschultes Personal

Der Einsatz einer Software zur Lagerverwaltung kann aber nur dann optimale Ergebnisse zeigen, wenn auch die Anwender qualifiziert sind. Optimale Disposition ist dann gegeben, wenn Produktion und Absatz von Artikeln gesichert sind und die Lagerbestände gleichzeitig so gering wie möglich gehalten werden. In Konsequenz ist somit der Einfluss von Disponenten auf den Lagerbestand eines Unternehmens gravierend. Seine Unterstützung sollte im Fokus der Firmenentscheider stehen:

  • Disponenten sollte qualifizierte Schulungen erhalten
  • Digitale Tools und Software Lösungen als Hilfsmittel sind für Lagerverantwortliche unabdingbar

Dann kann ein Disponent seinem Unternehmen helfen, das große Ziel zu erreichen und die Lagerkosten gering zu halten. Die durchschnittliche Lagerdauer von Gütern ist die Zeit zwischen deren Einlagerung und ihrem Verbrauch. Sie gibt an, wie lange sich eine Ware im Durchschnitt im Lager befindet. Je kürzer die Verweildauer der Güter, desto höher die Lagerumschlagshäufigkeit und desto geringer die Kosten für das Unternehmen. 

Wie findet ein Unternehmen eine passende Lagerverwaltungssoftware? Der Markt bietet eine vielfältige Auswahl und hält auch branchenspezifische Lösungen bereit. Zu Beginn sollte sich eine Firma erst einmal darüber klar werden, was sie von einer Software erwartet:

  • Strebt sie Verbesserungen an?
  • Möchte sie bestimmte Prozesse unterstützt wissen?
  • Plant sie einen Ausbau von Potenzialen in der Produktion?
  • Welche Probleme gilt es aufzuarbeiten?

Natürlich spielt auch das Budget eine Rolle, das für den Erwerb der Software und Mitarbeiterschulungen sowie für mögliche Produktionsausfälle bei Umstellung zur Verfügung steht. Erst dann sollte eine Firma nach einem geeigneten Tool bzw. Software suchen.

Digitale Helferlein im Alltag

Unterschieden werden stets reine Lagerverwaltungs-Systeme und sogenannte integrierte Suite-Systeme, die das Lagermanagement in ein Warenwirtschaftssystem integrieren. Außerdem gibt es für Disponenten geschätzte Helfer, die deren Arbeit im Lager stark vereinfachen, z. B. das Barcode-Lesegerät und die Apps für Smartphones.

Mithilfe von Artikelnummern, Barcodes und Seriennummern können jene Geräte das Produkt identifizieren und mittels Bluetooth oder WLAN in die Firmendatenbank des Lagers übertragen. So können Verantwortliche im Lager Rücksendungen und Einlagerungen durch automatisierte Belege effizient verwalten.

Auch die mobile Datenerfassung (MDE) durch Terminals und Handheld-Computern hilft im Handel, der Industrie und der Logistik Prozesse optimal zu kontrollieren und zu organisieren. Einige Lagerverwaltungsprogramme bieten auch integrierte MDE-Lösungen an. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Überblick über Produktbestände und Verfügbarkeit von Lagerraum
  • Keine Zettelwirtschaft bzw. Excel-Listen mehr
  • Bestandsabfragen in Echtzeit
  • Warenlieferung und -abgänge werden aktuell digital registriert und möglicherweise gleich an das Warenwirtschaftssystem weiter gereicht

Lagerverwaltungssysteme eignen sich für alle, die Lagerung von Gütern und den damit verbundenen Produktionsprozessen abbilden müssen. Nur so können Ungenauigkeiten und Fehler vermieden werden. Für große, komplexe Lagerstätten sind Lagerverwaltungs-Systeme wichtig. Auch Unternehmen, die Online-Shops betreiben, profitieren davon.

Produktionsprozesse brauchen kluge Software

Wer glaubt, heute noch mit einer Lagerverwaltung in Excel oder Access sinnvoll und effizient arbeiten zu können, der irrt. Dynamische Produktionsprozesse lassen sich gar nicht oder nur sehr ungenau mit statistischen Programmen wie Excel darstellen. Gemeint sind z. B.

  • Lagerarten
  • Restbestandsbewertungen
  • Diverse Lagerstandorte
  • Größen- und Gewichtsbeschränkungen bei Einlagerung
  • Wareneingangs- und Warenausgangskontrolle
  • Seriennummern-, Mengen-, Chargenverwaltung
  • Verfallsdaten und Inventurarten
  • Mitarbeiterverwaltung

Mithilfe einer intelligenten EDV-Lösung lassen sich für den Bereich Lagerwirtschaft jederzeit tagesaktuelle Analysen erarbeiten, weil das System den Lagerbestand durchgängig überwacht und alle Daten sammelt, so dass eine sichere Planung ermöglicht wird.

Lagerverwaltungssoftware wird unter verschiedenen Namen verkauft. Bekannt sind die Bezeichnungen Warehouse Management System (WMS), Enterprise Resource Planning (ERP) oder Warenwirtschaftssystem (WWS). Trotz unterschiedlicher Begrifflichkeiten verfolgen sie alle das gleiche Ziel.

Der Unterschied liegt manchmal im Umfang, denn ein WMS ist eine Software, die sich für sehr große Warenlager eignet, ein ERP-System dagegen ist eine „All-in-one“-Lösung und bietet zusätzlich auch manche Buchhaltungsmodule. Das WWS schließlich legt den Fokus auf die Vereinfachung z. B. des Abverkaufs und überwacht die Bestellvorgänge.

Vielfalt an respektablen Anbietern

Der Markt hält in jedem Fall interessante Lösungen bereit, die für jede Branche bzw. Nutzer unterschiedlicher Größe Sinn bieten:

  • OpenZ für kleine bis mittlere Unternehmen sowie Start-ups
  • Logcontrol für große Händler
  • Lager3000 für Einzelhändler
  • E+P LFS für große Produzenten
  • bizSoft für kleine und mittlere Firmen
  • Easy WMS für große Produzenten und Händler
  • Megaventory auch für kleine Unternehmen geeignet
  • JDA für mittelgroße Anwender
  • orgaMAX für kleine und mittlere Betriebe
  • cin7 von E-Commerce-Unternehmen geschätzt
  • sevDesk für kleine und mittlere Betriebe