Archivregale

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Jedes Unternehmen hat in unterschiedlichem Umfang mit der Archivierung von Dokumenten zu tun. Komplett verschont bleibt aber auch die kleinste Firma nicht ganz. Mit steigender Betriebsgröße steigt der Aufwand für die Verwaltung der Ordner und Regale, besonders wenn mehrere Personen Zugriff auf das Archiv benötigen. Die Organisation der Archivregale trägt maßgeblich zu einem optimierten Platzbedarf der Dokumente und zu kurzen Suchzeiten bei.

Dokumente archivieren im Unternehmen

Alle Unternehmen müssen ihre Dokumente ordnen, damit sie für den späteren Zugriff wieder auffindbar sind. Dabei handelt es sich um Kunden-, Patienten- und Mitarbeiterdaten, Rechnungen, Bestellungen, juristische Unterlagen, Steuerdokumente und Bankunterlagen. Werden diese Akten nicht mehr benötigt, bietet es sich an, diese zu archivieren, weil sich über die Jahre große Mengen ansammeln. Die meisten Unterlagen müssen für viele Jahre aufbewahrt werden.

Der Zeitraum der Aufbewahrung hängt von der Art der Dokumente ab. Meist sind hier Fristen von zehn Jahren gesetzt. In dieser Zeit kann es durchaus vorkommen, dass diese Unterlagen durch ein Gericht, das Finanzamt oder eine andere öffentliche Stelle angefordert werden. Hohe Strafen drohen, wenn das Unternehmen die Unterlagen nicht vorweisen kann.

Ordner oder Softwarelösung?

In einigen Fällen bietet sich die elektronische Archivierung von Dokumenten an, da sie den Platzbedarf deutlich reduziert. Die Schwierigkeiten bei der elektronischen Speicherung von Daten allerdings liegen in der Gewährleistung der Sicherheit. Die persönlichen Daten von Mitarbeitern und Kunden sind mit allen Mitteln vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die hierfür benötigten Softwarelösungen können höhere Kosten verursachen als ein Archiv zu organisieren. In einigen Fällen ist auch eine rein elektronische Speicherung nicht zulässig. Kassenpflichtige Geschäfte und Dienstleister beispielsweise sind dazu verpflichtet, ihre Kassenberichte in elektronischer und Papierform aufzubewahren.

Der Einfachheit halber greifen diese Unternehmen häufig auf Archivregale und die lokale Speicherung auf Festplatten oder USB-Sticks zurück. Die aufwändige Lösung der Archivierung auf einem Server lohnt sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen nicht. Dies gilt insbesondere dann, wenn nur von einem Ort aus auf die Akten zugegriffen werden muss.

Organisation der Archivregale

Je nach Betriebsgröße kommen jedes Jahr unter Umständen mehrere Kubikmeter an Dokumenten zusammen und das Archiv wächst mit jedem Jahr. Eine Methode der Organisation ist unverzichtbar, damit ein einzelnes Dokument im Regalsystem wieder auffindbar ist. Das planlose Einlagern von Akten führt im Ernstfall zu einer tagelangen Suche, in der ein Mitarbeiter seine bezahlte Arbeitszeit ausschließlich im Archiv verbringt. Das Archiv zu organisieren macht somit weniger Aufwand als die mühsame Suche nach bestimmten Unterlagen und spart langfristig auch Kosten.

Meist wird zur Organisation eine alphanumerische Kennzeichnung genutzt, also beispielsweise nach Buchstaben oder Zahlen. Eine Arztpraxis zum Beispiel wird hier ihre Patienten nach Namen sortieren, das Einzelhandelsgeschäft hingegen fortlaufend nach Geschäftsjahren.

Reduzierung des Platzbedarfs durch Vernichtung abgelaufener Akten

Durch das Archivieren von Dokumenten verschwinden diese aus dem unmittelbaren Sichtbereich der zuständigen Personen. Das hat meist zur Folge, dass die Berge an Akten im Regalsystem jedes Jahr wachsen und sich niemand für die Pflege verantwortlich fühlt. Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Dazu bietet es sich an, ein "Ablaufdatum" an den jeweiligen Akten anzubringen, damit auf einen Blick ersichtlich ist, wann diese beseitigt werden dürfen.

 

Dokumente archivieren mit dem Ordnerregal

Aufgrund der begrenzten Größe von Aktenordnern können verschiedene Regalsysteme als Archivregale genutzt werden. In Archivräumen besteht jedoch häufig die Gefahr, dass die Ordner durch Feuchtigkeit Schaden nehmen. Das kommt daher, dass in kalten und schlecht belüfteten Räumen die Feuchtigkeit an den Flächen kondensiert. Das gilt für Raumwände, Schrankoberflächen und für die Unterlagen im Regal. Einfache Fachbodenregale oder ähnliche Regalsysteme erfüllen den Zweck und erhalten die Luftzirkulation. Sie lassen aber meist etwas Platz ungenutzt, weil sie nicht speziell zum Dokumente archivieren gedacht sind. Zudem können durch das Gewicht der Aktenordner die Regalböden nachgeben.

Aktenregale hingegen sind optimal auf die Nutzung als Archivregale abgestimmt. Sie bieten in der Höhe und Tiefe genau den Platz, den die Akten brauchen und weisen mit bis zu 100 kg Fachlast eine hohe Tragfähigkeit auf. Zudem vermeiden sie Feuchtigkeit an den Akten durch eine hohe Luftzirkulation.

Ordnerregal – Ausführungen und deren Anwendung

Archivregale für Akten sind in der geschraubten und gesteckten Ausführung erhältlich. Bezüglich der Abmessungen und Fachlasten gibt es keine Unterschiede zwischen den Varianten. Geschraubte Regale sind etwas günstiger in der Anschaffung. Ein gestecktes Regalsystem hingegen hat den Vorteil, dass es schneller aufgebaut und bei Bedarf auch wieder umgebaut ist. Bei jährlichen Aufräumarbeiten lassen sich die gesteckten Regalböden schneller verändern, um den Raum optimal auszunutzen.

Archivregale für Ordner können entweder einseitig oder beidseitig ausgeführt werden. Die einseitige Variante bietet sich zur Aufstellung an einer Raumwand an oder wenn sie direkt an ein anderes Regal anschließt. Die doppelseitige Ausführung hingegen ist zur Nutzung in der Raummitte gedacht, wenn von beiden Seiten Dokumente hineingestellt werden. Ein kleiner Abstand in der Mitte zwischen den beiden Regalhälften sorgt für etwas Luftzirkulation und vermeidet die Kondensation von Feuchtigkeit an den Ordnern.

Archivregale beschriften und Dokumente ordnen

Wie bereits erwähnt ist ein Ordnungssystem unverzichtbar, um später gezielt auf einzelne Ordner zurückgreifen zu können. Mithilfe der Ordnerregale lassen sich verschiedene Systeme umsetzen. Es ist zum Beispiel möglich, eine Liste im Archiv auszuhängen oder die Fachböden direkt zu beschriften. Dabei bietet es sich an, vorher die Archivregale zu nummerieren und die Nummer direkt am Regal anzubringen.

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Anschließend lässt sich ein übersichtliches System schaffen, wie "Patienten mit E -> Regale 8 bis 10". Diese Liste kann dann entweder ausgehängt oder im Computer abgelegt werden und braucht dann lediglich in Abständen eine Aktualisierung.

Die Lösung für Papierberge: Mit dem Ordnerregal das Archiv organisieren

Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten betragen häufig zehn Jahre und sorgen bei vielen Unternehmen für riesige Papiermengen. Eine rein elektronische Archivierung ist teuer und auch nicht immer problemlos möglich. Bei der Archivierung von Papierdokumenten macht es Sinn, ein System für die Ablage zu schaffen, denn schließlich muss jedes einzelne Dokument auffindbar sein. Bei der Verwendung von Ordnerregalen lassen sich große Mengen an Akten auf engem Raum unterbringen. Mithilfe einer Nummerierung der Ordnerregale lässt sich auch ein eindeutiges System für die Ablage schaffen, sodass die Zeiten bei der Einlagerung und Suche minimiert werden.