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In der Lagerhaltung fallen durch die Lagerung und Bestellungen verschiedene fixe und variable Kosten an. Unterschiedliche, einander entgegenwirkende Faktoren müssen in Erfahrung gebracht und in jede Entscheidung mit einbezogen werden. Erfolgreiches Bestandsmanagement bedeutet, die Anzahl der Waren im Lager so zu steuern, dass die Gesamtkosten für die Lagerhaltung möglichst gering ausfallen. Hier spielen die optimale Bestellmenge und die Verwendung geeigneter Regalsysteme eine zentrale Rolle.
Beim Warenlager handelt es sich um einen unerwünschten Teil der Prozesskette. Das Lagern verursacht Kosten, ohne einen Gewinn abzuwerfen. Das Bestandsmanagement hat im Wesentlichen zwei Ziele: Erstens muss es die Verfügbarkeit der Waren zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, um teure Stillstände in der Produktion zu vermeiden. Zweitens soll es die Kostenposten durch einen abgestimmten Einsatz der Ressourcen niedrig halten.
Ausgaben für Strom, Heizung und Personal lassen sich mit Modernisierungsmaßnahmen und einer sorgfältigen Planung der Abläufe reduzieren. Der Lagerbestand selbst verursacht bereits bei der Anschaffung hohe Kosten. Hinzu kommen zusätzliche, unsichtbare Ausgaben. Diese können nur durch ein Bestandsmanagement beeinflusst werden. Mithilfe einer vorausschauenden Lagerverwaltung sind hier große Einsparungen möglich. Diese werden durch die Verwendung hochwertiger sowie großräumiger Regalsysteme wie Palettenregale oder Weitspannregale, eine platzsparende Beladung und ein intelligentes Verhalten im Bestellprozess ermöglicht.
Die Größe von Artikeln beeinflusst maßgeblich deren Einfluss auf die Lagerhaltungskosten. Platz einzusparen ist eines der wichtigsten Ziele des Bestandsmanagements. Große Waren machen nicht nur größere Regale erforderlich, sondern erhöhen auch die Lagerfläche und die damit verbundenen Ausgaben. Der Einsatz entsprechender Regale hilft auch bei hohem Bestand, den vorhandenen Raum optimal auszunutzen und der gesparte Platz schlägt sich direkt in den Lagerkosten nieder. So kann zum Beispiel viel Platz gespart werden, wenn Langgut in einem Kragarmregal aufbewahrt wird.
Für jeden Artikel existiert im Katalog des Lieferanten ein Listenpreis, welcher die Preisobergrenze darstellt. Bei kleinen Bestellungen wird dieser auch gezahlt. Bei größeren Bestellmengen oder dauerhaften Lieferverträgen sind Lieferanten durchaus dazu bereit, einen Rabatt oder Skonto einzuräumen. Somit gilt, dass der Preis pro Stück mit steigender Größe der Bestellung sinkt.
Für jede Bestellung fallen im Bestandsmanagement fixe Kosten an. Hierzu zählen Liefer- oder Versandkosten des Händlers, die beinahe immer identisch groß sind. Der eigene Aufwand für die Abwicklung der Bestellung kann ebenfalls hinzuaddiert werden. Legen wir dies nun auf den einzelnen Artikel um, heißt das, dass die fixen Bestellkosten pro Order mit der bestellten Menge ebenfalls sinken.
Diese Kosten entstehen nicht wirklich, sondern erfassen den Ausfall durch das im Lager gebundene Kapital, welches an anderer Stelle nicht zur Verfügung steht. Hier wird mit dem Zinssatz kalkuliert, den das Kapital einbringen könnte, wenn es gewinnbringend eingesetzt worden wäre. Diese Kosten stellen das Gegenstück zum Einzelpreis der Waren und den fixen Bestellkosten dar, denn sie steigen gemeinsam mit der bestellten Artikelanzahl.
Die optimale Bestellmenge wird durch eine Formel ermittelt. Sie stellt die Bestellmenge dar, bei welcher alle addierten Kosten den niedrigsten Gesamtwert aufweisen. Bei der Berechnung werden der Bedarf, die fixen Bestellkosten, Lagerhaltungskosten und der Einzelpreis pro Artikel berücksichtigt.
Wird nun immer die Menge bestellt, welche sich aus dieser Rechnung ergibt, fallen die Lagerhaltungskosten niedrig aus. Aus dem Ergebnis dieser Rechnung lassen sich weitere Zahlen für ein effizientes Bestandmanagement ableiten, welche die Größe des Lagers betreffen. Die Berechnung sollte in Abständen wiederholt werden, weil sich die Parameter durch Veränderungen im eigenen Unternehmen oder beim Lieferanten verändern können. Auch hier sollte erfolgreiches Bestandsmanagement den Überblick bewahren.
Weitere wichtige Zahlen im Bestandsmanagement sind der Meldebestand, Mindestbestand und die Lieferzeit. Der Mindestbestand bildet eine Sicherheit und wird im Regelfall nie unterschritten. Der Meldebestand hingegen ist der Lagerbestand, bei dem eine Bestellung ausgelöst wird. Er wird vom Mindestbestand über die Lieferzeit ausgerechnet, nach der die Bestellung eintrifft. Bei perfektem Bestellverlauf wird der Mindestbestand in dem Moment erreicht, in dem die Waren eintreffen.
Die große Schwäche dieses Berechnungssystems ist, dass es keine großen Schwankungen im Materialverbrauch oder Lieferverzögerungen berücksichtigen kann. Der Bestand muss nahezu gleichmäßig abnehmen und langfristig kalkulierbar sein. In der industriellen Fertigung ist dieser Fall fast immer gegeben, da die Abläufe hier klar strukturiert sind. Dennoch sollte eine gewisse Reserve als Sicherheit vorgehalten werden, da ein Stillstand durch einen aufgebrauchten Lagerbestand deutlich höhere Kosten verursacht.
Der Einsatz von Regalen, die auf den jeweiligen Anwendungsbereich abgestimmt sind, spart doppelt. Erstens wird durch den Einsatz flexibler Regalsysteme viel Platz eingespart. Dies gilt sowohl in der Fläche als auch in der Höhe. Die Böden vieler moderner Regale mit Stecksystem lassen sich mit wenigen Handgriffen verstellen und können so immer an die jeweilige Ware im Lager angepasst werden. So kann der gleiche Lagerbestand auf geringerem Raum untergebracht werden. Zweitens helfen hochwertige Regale den Angestellten dabei, die Be- und Entladung schneller auszuführen.
Nach der Anschaffung speziell auf das Regal abgestimmter Regalbediengeräte können weniger Personen die gleiche Arbeit in der gleichen Zeit schaffen. Diese Zeitersparnis schlägt sich zwar nicht direkt in den Bestellkosten nieder, hat aber einen großen Einfluss auf das benötigte Personal und gehört somit ebenfalls zum Bestandsmanagement.
Das Bestandsmanagement soll im Lager anfallende Ausgaben einsparen und den Lagerbestand kontrollieren, damit es nicht zum Stillstand kommt. Ein großer Bestand schützt vor der Gefahr von Lieferengpässen, verursacht aber hohe Kosten in der Lagerhaltung. Als Kompromiss nutzen die Unternehmen vieler Branchen die optimale Bestellmenge, welche sich mit einer Formel berechnen lässt. In dieser Formel werden die Kosten für die Bestellung denen für die eingelagerten Waren entgegengestellt. Ist dieser Schritt erledigt, lassen sich mit hochwertigen Regalsystemen weitere Einsparungen erreichen. Hochwertige Regale sparen Platz im Warenlager und ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf die Waren. Mit einer Kombination dieser Maßnahmen lassen sich große Kostenpunkte im Lager deutlich reduzieren.
