Ordnungssysteme im Büro

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Bis das vollkommen papierlose Büro Realität ist, werden wohl noch ein paar Jahre vergehen. Ordnungssysteme, die all die Akten, Vorgänge und Unterlagen strukturieren, sind deshalb ein Muss. Sie tragen ganz entscheidend zu effektiven Arbeitsabläufen bei. Welche Ordnungssysteme für das Büro möglich sind und worauf man als Nutzer achten sollte, können Sie hier nachlesen.

Berge von Papierkram

Kein Tag ohne neues Papier. Es gibt kaum einen Vorgang in einem Unternehmen, der nicht von Schriftstücken begleitet wird. Egal, ob nun Bestellungen, Arbeitsanweisungen, Infoblätter, Buchungsunterlagen oder was auch immer – ständig fällt neues Papier an. Das viel diskutierte papierlose Büro wird aller Wahrscheinlichkeit nach noch viele Jahre auf sich warten lassen. Meist sind die Unterlagen in Papierform auch nicht das große Problem. Der eigentliche Knackpunkt ist vielmehr die Ablage. Aus einer Vielzahl von Gründen müssen Schriftstücke jeglicher Art bekanntlich aufbewahrt werden.

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Dazu nutzt man in der Regel Aktenordner und Büroregale. Jedoch bringt es natürlich nichts, Unterlagen dort einfach wahllos abzulegen. Im Zweifelsfall muss ein bestimmtes Schriftstück nämlich möglichst schnell wiedergefunden werden. Damit dies gelingt, braucht es zwingend ein funktionierendes Ordnungssystem. Ohne so ein System ist die gezielte Suche nach bestimmten Unterlagen meist sinnlos, auf jeden Fall aber deutlich mühsamer. Höchste Zeit also, sich mal etwas näher mit der Materie zu beschäftigen.

Was genau sind eigentlich Ordnungssysteme im Büro?

Ordnungssysteme legen grundsätzlich fest, nach welchen Kriterien zum Beispiel Unterlagen geordnet werden. Das Büroregal wird dadurch gewissermaßen organisatorisch aufgewertet. Kennt man die Kriterien, nach denen Papiere geordnet wurden, lassen sich bestimmte Schriftstücke logischerweise auch leichter und schneller finden. Ein gutes Beispiel dafür ist das alphabetische System. Damit erfolgt die Ablage in der Buchstabenfolge des Alphabets. Bestell- und Personalunterlagen werden dabei einfach nach den Namen der Kunden oder Mitarbeiter sortiert.

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Tatsächlich ist das alphabetische System eines der am häufigsten vorkommenden Systeme im Büroregal. Es gibt deshalb auch eine eigene DIN-Norm, die es genau regelt. In DIN 5007 wird beispielsweise festgeschrieben, wie mit Umlauten oder mit "ß" verfahren werden soll. Bei den Umlauten gibt es in der Norm zwei unterschiedliche Varianten, nach denen sortiert werden kann. Bei der ersten Variante sind "ä" und "a" gleich. Bei der zweiten wird "ä" wie "ae" behandelt. Das scharfe "S" ("ß") wird grundsätzlich wie "ss" sortiert. Eine eigene DIN-Norm für das alphabetische System mag sich zunächst extrem bürokratisch und überflüssig anhören.

Bedenkt man jedoch, dass die Welt heute mehr und mehr zusammenrückt und die meisten anderen Sprachen keine Umlaute kennen, sieht das hingegen schon ganz anders aus. Darüber hinaus kennt beispielsweise die deutschsprachige Schweiz kein "ß". Da sind genaue Festlegungen folglich gar keine so dumme Sache.

Weitere Ordnungssysteme und Kombinationen

Ein Ordnungssystem kann nicht nur nach dem Alphabet aufgebaut sein. Es gibt vielmehr zahlreiche andere Varianten der Sortierung. Zu nennen wäre da etwa die die numerische Lösung. Vor allem wenn Kunden nach Kundennummern geordnet werden, kommt es zum Einsatz. Möglich ist darüber hinaus auch eine chronologische Sortierung, die Vorgänge nach ihrem Datum einordnet. Es gibt sogar noch weitere Differenzierungen.

In der Regel werden aber verschiedene Systeme miteinander kombiniert. So erleichtert etwa bei der numerischen Ordnung das Hinzufügen eines Buchstabens beispielsweise zu einer Kunden- oder Vorgangsnummer die Sortierung zusätzlich – vor allem bei sehr hohen Zahlen. Ziel ist es dabei immer, bestimmte Unterlagen möglichst schnell wiederfinden zu können. So ist etwa B 78564783241 eben leichter zu finden als 78564783241. Damit dies auch zuverlässig gelingt, muss den zuständigen Mitarbeitern natürlich klar sein, nach welcher Systematik sortiert worden ist. Und sie müssen zusätzlich wissen, in welchem Regal welche Unterlagen ganz allgemein zu finden sind.

Vom Regal zum Regalsystem

Ordnungssysteme im Büro sollen Ordnung schaffen und so einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Arbeiten leisten. Dafür muss allerdings grundsätzlich Ordnung herrschen. Wie bereits erwähnt sind dafür Aktenordner und Regale unerlässlich.

Die Frage ist dabei nur, für welche Art Büroregale man sich entscheidet. In den meisten Fällen wird ein einzelnes Regal auf Dauer nicht ausreichend sein. Empfehlenswert ist daher meist ein Regalsystem, bei dem einzelne Regalteile miteinander verbunden werden können. Das Regalsystem kann folglich mitwachsen. Es lässt sich zudem bis zu einem gewissen Grad an bauliche Gegebenheiten anpassen.

Die einzelnen Elemente des Regalsystems lassen sich entweder miteinander verschrauben oder durch einen Steckmechanismus verbinden – man spricht von Schraubregalen und Büroregalen. Auf diese Weise wird eine erstaunlich hohe Standfestigkeit sichergestellt.

In den meisten Fällen können übrigens die Regalböden in unterschiedlichen Abständen eingesetzt werden. Auch auf diese Weise lässt sich dann Ordnung schaffen - zum Beispiel dann, wenn kleine Akten eindeutig für Kontoauszüge oder Bestellungen stehen.

Regale im Büro – nützliche Helfer für ein effektives Arbeiten

Büroregale sind ein absolutes Muss. In Kombination mit einem oder mehreren Ordnungssystemen strukturieren sie die Ablage, auf die praktisch kein Unternehmen verzichten kann. Sie sorgen im wahrsten Sinne des Wortes für Ordnung. Dadurch machen sie aber auch erst ein effektives, möglichst reibungsloses und zielorientiertes Arbeiten möglich. Klar ist auch, dass sich damit Zeit und Geld sparen lassen. Ein durchdachtes Regalsystem sorgt dabei für ein hohes Maß an Flexibilität.