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Inventurdifferenzen vermeiden, Warenschwund minimieren

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Die meisten Unternehmen kennen das Problem: Waren, Werkzeuge und Materialien verschwinden und werden nie wieder gesehen. In den seltensten Fällen jedoch verschwinden diese Dinge physisch, denn meist rutschen sie durch ein Raster im System Ihres Unternehmens. Mit verschiedenen Mitteln können Sie im Unternehmen Warenschwund und Inventurdifferenzen vermeiden.

Was sind Inventurdifferenzen?

Inventurdifferenzen bezeichnen eine Differenz zwischen dem Sollbestand und dem Istbestand einer Ware. Der Name kommt daher, dass diese Differenz normalerweise erst bei der jährlichen Inventur festgestellt wird. Einfach erklärt bedeutet eine Inventurdifferenz: Von einem Artikel ist weniger vorhanden, als eigentlich da sein müsste. Für diesen Unterschied, den sogenannten Lagerschwund, gibt es verschiedene Ursachen, die teilweise in der Organisation und zum Teil in der Arbeitsweise verortet werden können.

Lagerschwund kann viele verschiedene Ursachen haben
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Eine Inventurdifferenz vermindert den Gewinn des Unternehmens um den Wert der verschwundenen Produkte. In kleinem Umfang werden die Differenzen sogar bei der Steuer als Verlust akzeptiert. Wird die Differenz jedoch zu groß, bleibt der Ausgleich der Verluste in vollem Umfang beim Unternehmen hängen. Damit soll der gezielten Steuerhinterziehung durch Inventurdifferenzen vorgebeugt werden.

Wodurch entsteht Warenschwund?

Der Schwund entsteht einfach erklärt dadurch, dass Waren aus dem Bestand verschwinden.

  • Die einfachste Ursache dafür ist Diebstahl. Dabei können je nach Unternehmen und Warenorganisation gleichermaßen Kunden und Mitarbeiter für den Diebstahl verantwortlich sein. In jedem Fall wird das Verschwinden der Ware nirgends verzeichnet und fällt erst bei der nächsten Inventur wirklich auf.
  • Werden Lebensmittel oder andere verderbliche Dinge eingelagert, kommt der Schwund im Lager auch durch das Verderben der Ware zustande. Die vergammelten Artikel werden dann einfach aussortiert und weggeworfen und häufig nicht im System als Warenausgang eingetragen. Hierbei könnte es sich auch um Textilien handeln, die aufgrund von Feuchtigkeit oder Mottenfraß unbrauchbar sind.
  • Beschädigungen im Lager durch die Handhabung, Lagerung und den Transport stellen ebenfalls ein Problem dar. Besonders die Tatsache, dass Mitarbeiter beschädigte Artikel lieber verschwinden lassen als Ärger zu riskieren, ist für den Warenschwund mitverantwortlich.
  • Falsche Eintragungen oder Einlagerungen können auch Inventurdifferenzen verursachen. Ware A wird durch einen Tippfehler als Produkt B eingetragen und landet aber am Lagerplatz von Ware A. Kurz darauf wird B gesucht, nicht gefunden und folglich neu bestellt. Bis die Verwechslung bei der Inventur auffällt, erinnert sich niemand mehr an den Vorfall. Auch während der Inventur selbst kann es durch falsche Einträge zu Differenzen kommen.
Differenzen gilt es aufzuklären und zukünftig vorzubeugen
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Sonderfall: Rückgabe von Lieferungen

Bei den meisten Waren muss dem Kunden ein gesetzlich vorgeschriebenes Rückgaberecht eingeräumt werden. Bei Rückgabe der Ware innerhalb dieser Frist muss diese in einwandfreiem Zustand sein. Dennoch ist eine Überprüfung nötig, da der Kunde ja auch sein Geld erstattet bekommt. Diese Rückläufer stellen ein logistisches Problem dar, weil sie im System wieder eingebucht werden, häufig aber aufgrund mangelnder Organisation in der Lagerhalle „verloren gehen“. Eine weitere Gefahr ist, dass die Artikel eingebucht, an einem separaten Platz zur Prüfung abgestellt und anschließend einfach auf unbestimmte Zeit vergessen werden.

Schnittstelle Wareneingangskontrolle richtig organisieren

Die Kontrolle beim Wareneingang stellt die entscheidende Stelle dar. Hier muss von den Mitarbeitern akkurat gearbeitet werden. Die richtige Zählung und Einbuchung ist entscheidend für die Funktionsweise des Lagers. Lieferscheine dürfen auf keinen Fall achtlos unterschrieben werden, sondern jede Ware muss auf Vollständigkeit kontrolliert werden.

Den Wareneingang besser zu kontrollieren ist der erste Schritt zur Vorbeugung von Differenzen
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Schulungen und regelmäßige Unterweisungen sowie ein generell nachhaltiger Umgang mit Material im Unternehmen helfen, auch beim kleinsten Mitarbeiter ein Bewusstsein für Verschwendung zu wecken. Das ist wichtig, da auch die moderne Technologie selten besser ist als der Mitarbeiter, der sie bedient.

Elektronische Erfassung

Mithilfe einer elektronischen Wareneingangskontrolle lassen sich Fehler vermeiden. Wenn der Mitarbeiter nur noch Codes einscannt anstatt umfangreiche Formulare auszufüllen, lassen sich Inventurdifferenzen vermeiden. Noch besser sind vollautomatische Systeme, beispielsweise mit RFID-Technologie, weil hier die Fehlermöglichkeit manueller Arbeit komplett beseitigt wird. Derartige Systeme sind leider nicht für jedes Lager wirtschaftlich tragbar.

Elektronische Erfassung der Waren vereinfacht die Bestandskontrolle
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Thema Kunden-Selbstbedienung – öffentliche Bereiche überwachen

Ein schwieriges Thema ist die Behandlung von Bereichen, in denen Kunden verkehren. Diebstähle stellen oft einen großen Kostenpunkt für diese Läden dar. Jeder Lebensmittelhändler und Baumarkt sieht sich mit der Schwierigkeit konfrontiert, Diebstahl zu vermeiden. In den meisten Fällen ist eine öffentlich gekennzeichnete Videoüberwachung das effektivste Mittel, um die unerlaubte Entnahme oder Beschädigung zu unterbinden. Es stehen auch andere Methoden wie der Einsatz von Detektiven zur Verfügung, diese erweisen sich aber meist langfristig als zu teuer.

Organisation mithilfe passender Regale

Für eine saubere Organisation des Warenflusses sind angemessene Regale unverzichtbar. Das Regalsystem hat großen Einfluss darauf, wie Dinge eingelagert werden. Gut dimensionierte und organisierte Regalsysteme sparen Zeit bei Lagerungsprozessen und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Schäden. Es wird daher zwingend geraten, immer das richtige Regal einzusetzen: Fachbodenregale für kleine Waren, Weitspannregale und Großfachregale für mittelgroße und schwerere Artikel, Palettenregale und Kragarmregale für besonders sperrige und schwere Dinge.

Palettenregal mit 3 Lagerebenen

Zusätzlich zur Aufstellung der Regale muss das gesamte Lager angemessen organisiert werden. Dies beginnt schon bei der Planung der Lauf- und Fahrwege, damit sich Fördergeräte und Personen möglichst wenig begegnen. Bei der Beladung mit Staplern muss immer mehr Platz zur Verfügung stehen, damit die Fahrer auch mit aufgeladener Last noch rangieren können. Wird hingegen ein vollautomatisches System genutzt, darf auf keinen Fall eine Ware über die Regalkante hinüberragen, da dies zu einer Störung führen könnte. Kurz: Je nach Lager- und Regalsystem können die Prioritäten bei der Regalorganisation ein wenig voneinander abweichen.

Weitspannregal Stecksystem

Lager organisieren und Inventurdifferenzen vermeiden

Inventurdifferenzen stellen eine unerwünschte Größe im Unternehmen dar, weil sie für verschwundene Waren stehen. Dieser Schwund muss ohne Gegenleistung bezahlt werden und kommt meist durch Diebstahl, Überlagerung, Beschädigungen und nicht gekennzeichnete Rückläufer zustande. Durch die klare Organisation der Warenwege innerhalb des Lagers, eindeutige Kennzeichnungen und eine sorgfältige Wareneingangs- und Ausgangskontrolle lassen sich die meisten Inventurdifferenzen vermeiden.